(1) Der Schuldner dokumentiert den Ablauf des Planannahmeverfahrens und hält das Ergebnis der Abstimmung nach Ablauf der Annahmefrist oder nach Durchführung der Abstimmung unverzüglich schriftlich fest. Ist die Auswahl der Planbetroffenen, deren Einteilung in Gruppen oder die Zuweisung von Stimmrechten streitig geworden, ist dies in der Dokumentation zu vermerken.
(2) Die Dokumentation ist den Planbetroffenen unverzüglich zugänglich zu machen.
Übersicht
Im außergerichtlichen Abstimmungsverfahren hat der Schuldner, bei Bestellung eines Restrukturierungsbeauftragten gem. § 73 Abs. 1 Nr.1, Abs. 2, Abs. 3 dieser (Morgen/Tresselt, StaRUG, § 22 Rn. 6; Pannen/Riedemann/Smid, StaRUG, § 22 Rn. 9 mit Verweis auf den Sonder-Restrukturierungsbeauftragten in Rn. 10), das Abstimmungsergebnis unverzüglich festzustellen und zu protokollieren (Flöther/Madaus, StaRUG, § 22 Rn. 2 und 8; Braun/Pehl, StaRUG, § 22 Rn. 2; Morgen/Tresselt, StaRUG, § 22 Rn. 3; Pannen/Riedemann/Smid, StaRUG, § 22 Rn. 3 f.). Ebenfalls in das Protokoll aufzunehmen sind Informationen zum Versand der Planangebote (Gläubiger, Zeitpunkte), Erklärungen der Planbetroffenen (Gläubiger, Zeitpunkte), ggf. Streitigkeiten zu den Stimmrechten und Gruppeneinteilungen und/oder verspätete Annahmeerklärungen (Flöther/Madaus, StaRUG, § 22 Rn. 6 ff.; Pannen/Riedemann/Smid, StaRUG, § 22 Rn. 5). Das Protokoll ist dem Antrag auf gerichtliche Bestätigung nebst allen weiteren Unterlagen, Urkunden und sonstige Nachweisen (Flöther/Madaus, StaRUG, § 22 Rn. 1; Braun/Pehl, StaRUG, § 22 Rn. 4; Morgen/Tresselt, StaRUG, § 22 Rn. 1), nach § 60 Abs. 1 S. 3 beizufügen.
Die Dokumentation entfaltet als bloße Wissenserklärung des Schuldners keine besondere Beweiskraft (Braun/Pehl, StaRUG, § 22 Rn. 3; Fehlen der konstitutiven Wirkung auch nach Morgen/Tresselt, StaRUG, § 22 Rn. 3; unter Verweis der Möglichkeit von Einwendungen gegen die Richtigkeit der Dokumentation seitens der Gläubiger Flöther/Madaus, StaRUG, § 22 Rn. 3; Kategorisierung als Vergleich mit rechtlicher Wirkung i.S. des § 779 BGB nach Pannen/Riedemann/Smid, StaRUG, § 22 Rn. 1), kann aber bei fehlender Ordnungsmäßigkeit zur Versagung der gerichtlichen Bestätigung nach § 63 Abs. 1 Nr. 2 führen (Begr. RegE, BT-Drs. 19/24181, S. 144 zu § 24 Abs. 1; Morgen/Tresselt, StaRUG, § 22 Rn. 4). Die Einreichung der Unterlagen dient somit auch der Information und der Kontrollfunktion des zuständigen Gerichtes und der Gläubiger (Flöther/Madaus, StaRUG, § 22 Rn. 1; Braun/Pehl, StaRUG, § 22 Rn. 4; Morgen/Tresselt, StaRUG, § 22 Rn. 1). Eine Behebung des Mangels soll allerdings in einer angemessenen Frist noch möglich sein, bevor der Antrag endgültig versagt wird (Morgen/Tresselt, StaRUG, § 22 Rn. 4). Die Beweislast für die Ordnungsmäßigkeit ist von dem Schuldner zu tragen, § 63 Abs. 3 Nr. 1 (Braun/Pehl, StaRUG, § 22 Rn. 6; Morgen/Tresselt, StaRUG, § 22 Rn. 4 ). Das Protokoll hat die streitige Auswahl der Planbetroffenen, deren Einteilung in Gruppen oder die Zuweisung von Stimmrechten jeweils gesondert auszuweisen (Morgen/Tresselt, StaRUG, § 22 Rn. 5). Dies dient ebenso der Kontrollfunktion der Gerichte; eine Zuweisung von Stimmrechten ist nach § 63 Abs. 3 Satz 2 unter Umständen auch durch dieses möglich (Morgen/Tresselt, StaRUG, § 22 Rn. 5).
Um die Planbetroffenen zu informieren und ihnen eine Kontrolle des Ergebnisses der Abstimmung zu ermöglichen, ist es erforderlich, dass die Dokumentation den Planbetroffenen unverzüglich (ohne schuldhaftes Zögern) zugänglich gemacht wird (Morgen/Tresselt, StaRUG, § 22 Rn. 1, Rn. 8; Flöther/Madaus, StaRUG, § 22 Rn. 9; Braun/Pehl, StaRUG, § 22 Rn. 5; Pannen/Riedemann/Smid, StaRUG, § 22 Rn. 8 mit Verweis auf § 121 BGB). Hinsichtlich des Formerfordernis ist ein Gleichlauf mit den Bestimmungen des § 17 Abs. 4 zu wählen. Wenn schon das Planangebot als „Herzstück des gesamten Abstimmungsverfahrens“ nicht in Schriftform zur Verfügung gestellt wurde, dürfte dies ebenso wenig für die Dokumentation notwendig sein nach (Morgen/Tresselt, StaRUG, § 22 Rn. 8). Ein Rechtsbehelf besteht Im außergerichtlichen Abstimmungsverfahren nicht. Denkbar ist das Einreichen einer Schutzschrift beim zuständigen Restrukturierungsgericht. Im Rahmen des Bestätigungsverfahren, §§ 60 ff. (ähnlich Flöther/Madaus, StaRUG, § 22 Rn. 3), besteht bei Vorliegenden von Mängeln die Möglichkeit der sofortigen Beschwerde nach § 66.